Uno degli ambiti più delicati nella gestione d’impresa è il rapporto con i propri dipendenti.
I regolamenti aziendali e disciplinari servono proprio a:
- definire le regole comportamentali che dipendenti e collaboratori sono tenuti a seguire in azienda;
- permettere all’imprenditore di esercitare in modo efficace i poteri che la legge gli consente: Direttivo, Organizzativo, Disciplinare, di Controllo.
Ogni aspetto di natura pratica – come la corretta comunicazione di permessi e assenze, il rispetto degli orari di lavoro o l’appropriato uso degli strumenti aziendali – se non definito attraverso regole scritte e chiare, può portare a situazioni difficili da controllare.
Possedere i regolamenti è condizione imprescindibile per tutelarsi a pieno e mettere al riparo l’azienda da situazioni che causano gravi problematiche economiche e di gestione.
In particolare, nell’ambito di lavoro subordinato di natura privatistica, quando il rapporto di lavoro va a incrinarsi e viene adottato un provvedimento sanzionatorio, Il Regolamento Aziendale e Disciplinare assume un’importanza impattante nell’annullare i rischi per il datore di lavoro.
Oltre a questo fondamentale ruolo di tutela, i regolamenti aziendali hanno anche una funzione potenziante sull’efficienza interna, poiché rendono più chiaro a tutti come comportarsi, favorendo il dialogo tra le parti e lo sviluppo di un clima di cooperazione.
Sottolineo che, sia per PMI che Grandi Aziende, le regole generali del Contratto Collettivo Nazionale non sono sufficienti: questi contratti definiscono in linea generale la condotta da seguire, ma ogni azienda è diversa e possiede caratteristiche uniche… inevitabilmente restano dei buchi aperti sprovvisti di riferimenti normativi.
È perciò indispensabile che l’imprenditore stabilisca in modo accurato regole e comportamenti peculiari per la propria azienda.
Quella tra Datore di Lavoro e Lavoratore è una relazione molto particolare: si fonda su aspetti economici e spesso include anche una profonda componente umana (soprattutto nelle aziende di tipo familiare) ed è bene tutelarsi dall’insorgere di quelle situazioni patologiche che, se non affrontate in maniera corretta, si tramutano per l’azienda in gravi danni a livello economico e rischi sulla continuità produttiva.
Quindi, se sei un imprenditore e hai a cuore le sorti della tua azienda, non commettere l’errore di pensare che i regolamenti aziendali non siano necessari: continua a leggere questo articolo per scoprire in che modo ti guidano e sostengono nel compiere azioni corrette e come neutralizzano le pesanti sanzioni che altrimenti si abbatterebbero su di te.
Le Norme Disciplinari di riferimento per attuare Procedimenti Efficaci
Ogni lavoratore è tenuto a svolgere la propria attività con diligenza, professionalità e cautela: è questo il comportamento che il datore di lavoro si aspetta e che il lavoratore dovrebbe sempre mettere in atto.
Ma nelle situazioni in cui questa condizione viene meno – più frequenti di quanto si possa immaginare – l’imprenditore subisce un danno e può quindi contestare al lavoratore il comportamento difforme da quelle che sono le prescrizioni aziendali.
È però fondamentale che questa contestazione, che dà il via al procedimento disciplinare, sia eseguita in modo specifico, altrimenti la sua validità è nulla.
L’Articolo 7 L. 300/1970 specifica come le Norme Disciplinari debbano essere applicate:
“Le norme disciplinari relative alle sanzioni, alle infrazioni in relazione alle quali ciascuna di esse può essere applicata ed alle procedure di contestazione delle stesse, devono essere portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti.
Esse devono applicare quanto in materia è stabilito da accordi e contratti di lavoro ove esistano.
Il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo sentito a sua difesa (con l’unica eccezione del rimprovero verbale)”.
Ad esempio, l’affissione delle norme dovrebbe essere negli spogliatoi o in sale comuni e i regolamenti dovrebbero essere sempre a disposizione e facili da reperire… ma nella maggioranza dei casi non accade e il lavoratore non è perfettamente consapevole di ciò che può fare e non può fare.
Non possedere regole scritte, chiare e facilmente accessibili, diventa quindi un limite palese nel richiedere il rispetto delle regole.
La diretta conseguenza è una contestazione disciplinare che verrà valutata inesatta dal Giudice del Lavoro e come imprenditore ti troverai a fare i conti con sanzioni che, come vedremo a breve, potrebbero avere effetti devastanti sulla tua azienda.
Al contrario, con il corretto regolamento aziendale disponibile a tutti i lavoratori puoi esercitare il tuo potere disciplinare in modo legittimo e comprensibile.
La Contestazione Disciplinare: cosa fare perché sia valida
Al verificarsi di un comportamento non adeguato, la prima cosa che il datore di lavoro è tenuto a fare è contestare la condotta e ascoltare il dipendente.
Per legge c’è l’obbligo di specificare l’illecito e consentire al lavoratore di fornire le proprie giustificazioni, prima di adottare una sanzione.
Attenzione: in mancanza di regolamento diventa difficile contestare legittimamente anche alcuni atteggiamenti (come arrivare quasi sempre in ritardo), che violano palesemente la corretta condotta lavorativa.
La contestazione, per essere ritenuta valida, va formulata rispettando determinati requisiti:
- Forma: è richiesta la forma scritta e deve essere provata la consegna del documento al lavoratore (sottoscrizione o raccomandata a/r);
- Specificità: il fatto deve essere contestato nei suoi aspetti fondamentali, così che il lavoratore possa comprendere l’evento e formulare le proprie difese. E il giudice dovrà verificare se la descrizione degli eventi è stata effettuata con correttezza e se la mancanza di determinati elementi abbia leso il diritto di difesa del lavoratore;
- Immediatezza: va emessa subito dopo che il fatto è avvenuto o che il datore di lavoro ne ha avuto conoscenza. La giurisprudenza interpreta questo requisito in senso relativo, considerando i tempi di accertamento nei casi di indagini o di strutture aziendali complesse;
- Immutabilità: la contestazione è immodificabile e vi deve essere corrispondenza tra il fatto contestato e il fatto posto alla base della sanzione. In particolare, non possono farsi valere circostanze nuove rispetto a quelle contestate (sono ammissibili chiarimenti o correzioni di elementi secondari).
Perché è fondamentale applicare questi requisiti in caso di contestazione disciplinare? Perché altrimenti questa risulta nulla, se non addirittura controproducente per te.
La Sanzione Disciplinare: cosa rischia il Dipendente
Delineati i requisiti della Contestazione e ricevute le giustificazioni da parte del dipendente, per il datore di lavoro è il momento di prendere una decisione, decidendo di archiviare o adottando una sanzione, che potrà essere di tipo:
CONSERVATIVO, dove il lavoratore mantiene il proprio posto di lavoro e può ricevere:
- rimprovero verbale,
- rimprovero scritto,
- multa,
- sospensione dal servizio e dalla retribuzione;
oppure NON CONSERVATIVO, dove il lavoratore NON mantiene il proprio posto di lavoro poiché si attua il:
- licenziamento disciplinare.
Anche la sanzione, al fine di essere ritenuta valida, deve soddisfare specifici criteri:
- Tempestività: non è previsto un termine “finale” entro cui vada adottata la sanzione, ma la giurisprudenza ritiene che l’irrogazione debba essere “tempestiva” e senza indugi, specie laddove si opti per il licenziamento.
Alcuni CCNL prevedono esplicitamente un termine per l’irrogazione della sanzione disciplinare oltre il quale si presume che il datore abbia accettato tacitamente le giustificazioni fornite dal lavoratore. - Proporzionalità: la sanzione deve essere proporzionale alla gravità del fatto, tenendo conto di tutte le circostanze sia soggettive (attinenti alla persona) sia oggettive (attinenti al fatto) che hanno caratterizzato la commissione dell’illecito.
Il giudizio sull’accertamento del fatto, sulla gravità del medesimo, sulla proporzionalità della reazione sanzionatoria rispetto alla condotta, appartiene al giudice di merito (Giudice del Lavoro) ed è sindacabile in Cassazione solo per vizio di motivazione. - Efficacia: una volta irrogata e portata a conoscenza del lavoratore, la sanzione disciplinare è immediatamente efficace.
Se tutto è stato fatto correttamente, il dipendente riceve la sanzione e, anche in caso di contestazione, le sue motivazioni non troveranno riscontro.
Ma cosa succede al datore di lavoro se non segue correttamente la normativa?
Le conseguenze in caso di illegittimità del procedimento disciplinare: cosa rischia il Datore di Lavoro (TU)
Ho ritenuto importante trasmetterti questo quadro normativo al fine di farti comprendere che la gestione della contestazione disciplinare va attuata in un modo preciso per essere valida.
I regolamenti aziendali ti guidano nel corretto presidio di ogni aspetto previsto dalla legge e ti garantiscono la possibilità di intervenire efficacemente verso i lavoratori che, invece di svolgere correttamente i loro compiti, arrecano danni alla tua azienda.
Ma ricorda che tutto il procedimento disciplinare decade se non rispetti i requisiti.
In pratica, anche in caso di danno rilevante per l’azienda, persino da meritare il licenziamento, il lavoratore in causa non subirà la sanzione prevista.
Sono molto frequenti i casi che portano il giudice a considerare non corretto il procedimento disciplinare, anche per errori banali come questi:
- contestazione disciplinare fatta in ritardo (licenziamento nullo);
- contestazione generica (la sanzione disciplinare elevata è illegittima);
- difetto di proporzionalità (illegittimità del licenziamento disciplinare).
Oltre il danno la beffa: il tuo dipendente non subisce la sanzione prevista e tu dovrai far fronte alle spese legali.
Non è tutto…
In caso di licenziamento considerato illegittimo, tu come imprenditore vai incontro a un doppio, sanguinoso, danno:
1 – sarai costretto alla reintegrazione di un lavoratore inaffidabile;
2 – dovrai sborsare una pesante indennità risarcitoria in suo favore.
Le conseguenze sanzionatorie in caso di illegittimità del licenziamento: CATTIVE NOTIZIE PER L’IMPRENDITORE
Un licenziamento disciplinare che il giudice non ritiene corretto può portare a pesanti conseguenze per il datore di lavoro, da raggrupparsi in due ambiti a seconda del numero di dipendenti presenti in azienda.
Per imprese con più di 15 dipendenti
Il datore di lavoro è tenuto a reintegrazione più indennità risarcitoria – fino a un massimo di 12 o 24 mensilità dell’ultima retribuzione globale – a seconda dei casi.
Questo significa che se il datore di lavoro non ha espletato la contestazione e/o sanzione in maniera congrua, andrà incontro a un giudizio di illegittimità del licenziamento che lo porta a dover reintegrare il dipendente e, soprattutto, a doverlo ristorare.
Ti faccio un esempio pratico.
Considerando un tuo dipendente di medio livello, come un quadro, con una retribuzione di circa 4.000 euro mensili, l’indennità di 24 mensilità rappresenterebbe per la tua azienda un esborso di 96.000€.
Per imprese con meno di 15 dipendenti
Il datore di lavoro è tenuto a riassunzione o in alternativa indennità risarcitoria fino a 6 mensilità dell’ultima retribuzione globale di fatto.
A prescindere dal numero di dipendenti
Le conseguenze sanzionatorie in caso di licenziamento nullo prevedono:
- reintegrazione o in alternativa indennità sostitutiva della reintegrazione, pari a 15 mensilità dell’ultima retribuzione globale di fatto più indennità risarcitoria.
Trovo paradossale che l’imprenditore italiano – da sempre “vittima” di un quadro burocratico e normativo mutevole e iper-complesso – non possa liberarsi di un dipendente che rovina l’ambiente aziendale. Ma soprattutto che si ritrovi a dovergli sborsare una cospicua (e immeritata) indennità.
È proprio in momenti come questi, potenzialmente dannosi, che l’imprenditore si deve ricordare di affidare la gestione di situazioni così delicate a consulenti preparati.
Professionisti che conoscono ogni aspetto normativo, in grado di compiere le azioni corrette e al contempo annullare l’aspetto emotivo, molto spesso l’impulso dell’imprenditore che pensa “voglio quella persona fuori dalla mia azienda, ora!” si trasforma in azioni precipitose e controproducenti.
Come Costruire un Regolamento Aziendale e Disciplinare INATTACCABILE
Finalmente è arrivato il momento di esplorare a fondo le caratteristiche del Regolamento Aziendale e capire come puoi strutturarlo affinché sia uno strumento utile a tutte le figure presenti nella tua azienda.
All’interno del regolamento vanno indicate le regole generali del rapporto tra la tua azienda e i tuoi dipendenti/collaboratori, al fine di prevenire situazioni che potrebbero pregiudicare sia i rapporti interni che i rapporti con clienti, fornitori e altri terzi.
Semplificando: la definizione di norme comportamentali permette di chiarire le relazioni e stabilire quali comportamenti debbano tenere i lavoratori e quali invece siano da considerare vietati.
Inoltre, l’impresa rende dipendenti e collaboratori partecipi e responsabili nel processo aziendale che li vede coinvolti. Inoltre apre prospettive e dinamiche di rispetto e collaborazione altrimenti irraggiungibili.
Come il Modello Organizzativo e di Gestione 231, anche i Regolamenti Aziendali rientrano tra gli strumenti che contribuiscono sia a proteggere il patrimonio aziendale, sia a favorire il successo.
Ecco un esaustivo elenco di voci che dovrebbero essere presenti nel tuo regolamento aziendale:
- i valori, la mission, l’etica aziendale;
- cosa ci si aspetta dai lavoratori, come gli obiettivi e la dedizione al lavoro;
- il comportamento da tenere in occasione del verificarsi di determinati eventi;
- i divieti, come l’utilizzo improprio degli strumenti digitali e del telefono personale (passare il tempo su Facebook, messaggiare su Whatsapp, giocare con i videogiochi, ricevere e fare telefonate private);
- le prescrizioni e le procedure aziendali;
- disposizioni sull’utilizzo dei mezzi di protezione individuali e collettivi di sicurezza;
- durante il periodo Covid sono aumentate le richieste di risarcimento fatte dai lavoratori nei confronti dei datori di lavoro poiché (1) non erano stati adottati i presidi di sicurezza basilari e (2) perché l’obbligo di adozione dei dispositivi di sicurezza non era stato portato a conoscenza del dipendente >>> la mancata adozione di un regolamento con uno specifico passaggio su questo argomento ha reso vulnerabile l’imprenditore, chiamato a pagare la richiesta di risarcimento;
- le modalità di utilizzo delle attrezzature messe a disposizione dell’azienda;
- le conseguenze disciplinari di comportamenti inadempienti;
- con quale anticipo devono essere richieste le ferie e i permessi;
- quali sono le azioni da compiere in caso di malattia, maternità, infortunio o al verificarsi di altri eventi che comportano la sospensione temporanea dell’attività lavorativa;
- come vengono gestiti gli straordinari;
- come deve avvenire la timbratura delle presenze;
- quali sono le regole in caso di pause, ritardi o recuperi;
- qual è il comportamento da tenere con i responsabili, tra colleghi, con clienti o con i fornitori;
- deve essere indossata una divisa o un vestiario particolare? Se sì, quali sono le modalità e le condizioni?
- numerosi casi giuridici hanno riguardato il tempo impiegato dal dipendente per indossare gli abiti di lavoro, in situazioni come industrie chimiche o negli studi professionali medici (se al dipendente è richiesto di arrivare prima del suo orario per la vestizione, deve essere regolamentato rendendo così ufficiale come comportarsi);
- come devono essere usate e mantenute le attrezzature e gli strumenti di lavoro;
- in quali casi verranno fatte delle contestazioni e quali saranno le sanzioni disciplinari applicate;
- quali sono le restrizioni in uso presso l’azienda;
- come devono essere gestiti gli automezzi aziendali;
- come devono essere gestiti i dati interni ed esterni per ottemperare gli obblighi previsti dal garante in materia di privacy;
- quali sono le azioni da compiere per ottemperare alle norme in materia di igiene e sicurezza sul lavoro;
- cosa deve essere fatto per garantire la sicurezza dei dati e del luogo di lavoro;
- organigramma per capire “chi risponde a chi”;
- funzionigramma per capire “chi fa cosa”;
- procedure operative affinché tutti in azienda, dai dirigenti ai sottoposti, dispongano sempre delle corrette informazioni per capire le azioni sequenziali da compiere nel fare il “cosa”.
IN SINTESI:
Il regolamento aziendale – va a contenere l’insieme della normativa interna: le regole di condotta che il datore di lavoro vuole che vengano rispettate dai propri dipendenti.
il regolamento disciplinare – va a prevedere i casi specifici (o generici ma riconducibili alla tua attività imprenditoriale) in base al quale al superamento di determinate circostanze, o laddove il dipendente pone in essere una determinata condotta, viene attuata la contestazione e il provvedimento disciplinare.
È uno strumento dinamico che diventa ancora più utile in periodi di grandi cambiamenti, come quelli causati dal Covid, dove è stato necessario definire rapidamente nuove procedure di sicurezza (mascherine, distanziamento, ecc.) e di lavoro (smart working).
Ribadisco che non può esistere un regolamento aziendale e disciplinare identico per tutti, ogni azienda deve dotarsi di un regolamento ad hoc (se la tua azienda ne è sprovvista o utilizza regolamenti aziendali standard o copiati, ti stai assumendo un rischio molto molto grande).
L’Aspetto Imprescindibile per il Successo Aziendale
Il regolamento aziendale non è un documento che si può improvvisare o, ancor peggio, copiare. Va costruito sulle peculiarità della tua azienda.
Un professionista del settore ti consentirà di avere un regolamento su misura, tenerlo aggiornato, evitare di commettere gravi errori che potrebbero causarti la perdita di denaro, tempo, produttività e immagine.
Il successo di un’azienda passa da un’ottima organizzazione e da collaborazioni con professionisti preparati, che svolgono il loro ruolo come partner dell’azienda, contribuendo al suo successo.
Da anni porto avanti la missione di rendere consapevoli gli imprenditori italiani dei rischi che corrono e di come sia possibile, realmente, tutelarsi.
I Regolamenti Aziendali sono uno di questi strumenti di protezione, ma c’è molto di più.
Oggi, con l’esclusivo protocollo “Azienda Senza Sorprese”, hai la possibilità di ottenere una diagnosi completa della tua azienda che ti permette di:
- venire a conoscenza di tutti i rischi non coperti e dell’impatto economico che avrebbero sulla tua attività,
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Alla Prossima!
Filippo Fischietti
